レターパックは郵便局の提供するサービスで、A4サイズ、4kgまでの荷物を一定の料金で送ることができます。
封筒には「受取人」と「発送人」の名前を記入する欄が設けられています。
特に注意が必要なのは、発送人の名前の後に自動で付けられる「様」の扱い方です。
自分の名前の後に「様」が付くと違和感を感じることもあるため、通常、発送人名の「様」は削除するのが一般的な礼儀とされています。
この記事では、レターパックに記入された「様」をどのようにして削除するか、その具体的な方法を詳しく説明します。
また、必要に応じて「御中」への変更方法も紹介し、これらのマナーを守ることで受取人に良い印象を与えることができるようになります。
◇ビジネス文書におけるレターパック使用時、差出人の「様」削除は必要か？
レターパックを使用する際、差出人と受取人の名前に自動的に「様」が加えられます。
受取人の場合は「様」を付けて送ることが一般的ですが、差出人の名前にも「様」が付いていると、場合によっては不適切に感じられることがあります。
レターパックは郵便局が提供するサービスで、差出人も受取人も顧客の一部と見なされるため、通常この形式で印字されます。
ビジネスでの利用時、特に差出人が自分自身である場合、「様」を削除することが推奨されています。
以下で、その理由と具体的な削除手順について詳しく解説します。
◯レターパックの概要と種類別の特性
レターパックは、A4サイズで4kgまでの荷物を全国どこへでも一律料金で送ることができる便利な郵便サービスです。
このサービスには、郵便受けに投函される「レターパックライト」と、直接受取人に手渡しされる「レターパックプラス」という二つのオプションがあります。
どちらのタイプも配送追跡機能が付いており、速達に匹敵する速度で土日祝日も配送されます。
規定のサイズと重量内であれば、書類だけでなく衣類なども送れます。
私自身、過去に重要な書類をレターパックプラスで受け取ったことがあります。
そのときは、その重要性から直接手渡しのサービスが選ばれました。
◯ビジネスシーンでのレターパック利用マナー
レターパックはビジネスでの利用にも大変便利ですが、適切なマナーを守ることが求められます。
特に、差出人の名前の後に付けられた「様」を消すことは、書類の正式さを保ち、相手に敬意を示すために重要です。
この細やかな配慮が、相手に対する尊重と礼節を感じさせ、企業のプロフェッショナルなイメージを向上させることに繋がります。
日本では、このような細部にわたる気配りが、企業の信頼を築くのに不可欠です。
◯個人利用におけるマナー：「様」の適切な扱い
個人でレターパックを利用する際には、ビジネスシーンほど厳格なマナーを求められることはありませんが、「様」の削除は一般的に行われる礼儀とされています。
この敬称をそのままにしておくと、礼儀知らずと見なされる可能性があります。
一度この慣習に気づいたら、実践することが望ましいとされています。
相手に好印象を与えるためにも、このマナーを心がけることが推奨されます。
◇レターパックでの「様」削除とその他の郵便エチケット
レターパックを利用する際、差出人名に付けられた「様」を削除することは、配送における一般的なマナーとされています。
この敬称を削除する時は、定規を使って正確に二重線を引くことが推奨されています。
手書きの線よりも整った線の方が、より丁寧な印象を与えることができます。
さらに、レターパックの使用において以下の点にも注意が必要です。
◯敬称と接頭語の適切な扱い
差出人名に用いられる「お」や「ご」などの接頭語も、同様に削除するべきです。
これらの言葉を取り除くことで、送り手のフォーマルで洗練された態度が伝わります。
削除する際は、「様」と同じく、定規を使ってきれいな二重線を引くと良いでしょう。
◯住所の完全な記載
個人間のやり取りであっても、住所は省略せずに完全に記載することが推奨されます。
特にビジネスの場合は、正確で完全な住所を記載することがマナーとされており、これによって相手への敬意と配送の確実性を示すことができます。
◯差出人情報の正確な記入
郵便を利用する際には、名前や住所を完全に記入することが非常に重要です。
記入が不十分だと、配送が拒否されたり、受取人が荷物を受け取りに躊躇したりすることがあります。
この基本的なマナーはビジネスでの利用に限らず、個人での利用時も同様に重要です。
正確な情報を記入することで、トラブルを防ぎ、相手に好印象を与えることができます。
この機会に、これらの点をしっかりと覚えておくことをお勧めします。
◇レターパックの宛名書き：「御中」と「様」の適切な使い分け
レターパックを使う際、個人宛てには名前の後に「様」を付けるのが一般的です。
これは個人への送付に最も適した形式です。
しかし、送付先が企業や団体の場合はどうすれば良いでしょうか？
企業や団体への書類や申請書を送る場合、「様」ではなく「御中」を使用するのが適切です。
これは法人や部門への敬意を示すための慣例です。
◯法人や部門宛ての正しい宛名の書き方
宛先が「株式会社○○」や「○○部門」などの場合、敬称の「様」を消して「御中」に修正します。
この修正は、きれいな二重線を引いて行うのが一般的です。
正しい位置に「御中」と記入することで、ビジネス文書としての正確さと適切な敬意を相手に伝えることができます。
◯特定の個人担当者への送付時の敬称
特定の担当者が明確に指名されている場合は、その名前の後に「様」を付けて敬意を表します。
一方で、「御中」は法人名や部署名に対して使われるのが一般的です。
個人宛てには「様」が適切です。
私が受け取る業務用レターパックを見ても、常にこの使い分けが徹底されているわけではありませんが、敬称を適切に使うことで、丁寧な印象を与えることができます。
個人から企業への送付でも、このようなエチケットの守り方が推奨されます。
「御中」と「様」の適切な使い分けは、相手に敬意を示すうえで重要です。
◇まとめ
レターパックは個人利用だけでなくビジネスシーンにおいても広く使われています。
個人宛てには通常、「様」を付けて送ることが一般的ですが、ビジネス利用では敬称を省くことが多いです。
マナーを守ることは、個人利用の場合でも相手に良い印象を与えます。
法人宛てでは「御中」を使用し、個人名宛てには「様」を維持するのが望ましいです。
ビジネスではこれらのマナーが特に重視される一方で、個人利用においても同様の扱いをすることが適切です。
